¿Quieres tener una fiesta exitosa? Checa estos datos que te pueden ayudar

Muchas veces, el desarrollo de una fiesta exitosa es el mismo para un evento privado o una megafiesta. Se envían las invitaciones, se decora el lugar, se compran las bebidas y se preparan los sonidos y los DJ. Las diferencias se encuentran en el detalle. Y allí está la cuestión. Muchos consideran que la organización de una fiesta es una tarea sencilla. Pero uno ya debe tener cierto talento organizativo, conocer el mercado y poder amortizar el riesgo financiero. Un cálculo ordenado siempre tiene sentido, así como también lo tiene un objetivo concreto.

Aquí te compartiremos unos datos que te pueden ayudar…

Comencemos por la preparación:

A tú consideración ¿Cuándo se debería comenzar a planear una fiesta?

Esto dependerá del tamaño de la fiesta. Por ejemplo, los mega raves requieren un año de preparación. Los eventos pequeños como en clubs, se recomiendan en un periodo de 6 meses anticipados. En fiestas privadas o fiestas al aire libre espontaneas pueden organizarse en 48 horas. Pero ya en su mayoría las personas prefieren realizarlas en clubes. Si el cliente desea contratar un buen DJ, debería comenzar a preguntar con tiempo y además buscar un vuelo económico con buenas conexiones así como también alojamiento. Pero antes de todo, debería realizarse siempre un cálculo de los gastos. Y esto debería hacerse aún antes de comenzar a dedicar tiempo a la organización.

¿Qué deberías tomar en cuenta respecto de la ubicación?

Para la mayoría de las locaciones, por lo general la clásica oferta de ir a un bar. El organizador se ocupa de la entrada y el propietario del lugar. La ubicación debe tener una buena fama y también ostentar potenciales clientes habituales. Sin embargo, en la actualidad, cuantos más clientes habituales tenga el lugar, menos le gustará al propietario entregar ambos aspectos, es decir, la entrada y el bar. Si uno ha encontrado un lugar que hasta el momento no se ha explotado, depende del organizador llamar la atención con algo “nuevo”. Esto significa un poco más de trabajo pero es posible que tenga mejores resultados porque despierta el interés de los invitados. También es importante la ubicación del lugar y las conexiones, ya que los invitados querrán llegar fácilmente. La duración de la fiesta depende siempre del anfitrión y, por supuesto, del tipo de música que se ofrece. Las fiestas electrónicas necesitan siempre un buen sonido. Sin los “bums”, la fiesta decaerá rápidamente. Lo mismo es aplicable a las luces. Los buenos lugares ofrecen ambos en su equipamiento básico. A este equipamiento pertenecen también el mezclador, el reproductor de CD y el tocadiscos para el DJ. Si uno debe alquilar además un equipo de sonido adicional, debería prestarse especial atención a los costes y al consejo profesional.

 

¿A partir de qué momento habría que realizar las invitaciones?

Una publicidad sana comienza en promedio a las 4 a 8 semanas, pero existen algunos eventos que ya tienen mucha fama y que se publicitan antes pero que el factor sorpresa se hace público recién 24 horas antes del evento. En este caso también hay varias opciones que deben tenerse en cuenta dependiendo del grupo de destino. Muchos utilizan una mezcla efectiva: volantes, pósters, anuncios en revistas especializadas, boletines online y publicidad en diversos portales online. Lo importante es la gráfica y el lema adecuado para la fiesta. En el caso de nuevas ubicaciones, debe describirse la forma de llegar. Muchos utilizan también las redes sociales

Y en las fiestas: ¿Qué mezcla de bebidas debería ofrecerse? ¿Cómo se calcula por persona? ¿Cuánto deberían costar las bebidas para que los invitados no se enojen?

 

He ido a fiestas que se han quedado sin bebidas rápidamente. Los invitados se molestaron y se fueron a otra fiesta. La compra en la estación de servicio puede ser muy cara. Las bebidas son el principal ingreso de todas las fiestas y por eso debe prestarse especial atención. Deberían solicitarse bebidas en comisión y tener de sobra, en vez de que falte. Cuáles bebidas tienen más salida, es algo que debería tomarse de la experiencia. También debe considerarse el precio de compra. Hay mucha diferencia en los precios.

En el caso de la decoración y las luces ¿qué debería tenerse en cuenta?


Esto depende del observador. En ninguna fiesta puede faltar una buena puesta de iluminación. Hay fiestas que se basan solamente en un estroboscopio y niebla, pero esto depende de la música y el estilo. Otros quieren más estilo e invierten en pantallas LED. En el ámbito de la decoración técnica nunca es demasiado. Todo debe tener una coherencia con el lugar, el lema y los invitados.
¿En dónde debería encontrarse la pista de baile y qué sucede con el volumen de la música?
También en este caso existen diversas variantes. El lugar de la pista de baile depende de la estructura del lugar. Si el lugar ya es fijo y el equipo de sonido ya está instalado, un técnico en sonido debería medir el volumen para obtener el sonido óptimo. Lo importante es no molestar a las personas que viven alrededor. Porque esto también puede llevar a un final de fiesta más rápido. La aclaración con la policía local también puede tener sentido. Después de todo, los invitados vienen a disfrutar de buena música, a conocer gente simpática y a divertirse bailando para irse a dormir con una sonrisa en la cara. Organizar una fiesta no es fácil y debería dejarse que un profesional se ocupara.